Gerenciando Código de Retenção

substitui a retenção campos em uma caixa e evita a destruição de registro quando necessário. Você pode aplicar a retenção em caixa-por-caixa ou o Iron Mountain pode aplicar a retenção em um código inteiro, departamento ou cliente. Os códigos de retenção trabalham em conjunto com para permitir criar e gerenciar um programa de retenção eficiente e direcionado.

Use as seções a seguir para saber como atribuir e remover códigos de retenção das caixas novas e existentes (na Iron Mountain).

Mostrar Como colocar uma caixa existente em espera

Os usuários com as permissões adequadas foram capazes de atribuir um ou mais códigos de retenção para uma caixa para evitar que ele seja adicionado a um pedido de destruição. Apenas os códigos de retenção que ainda não foram atribuídos estão disponíveis. Por as caixas que já estão em retenção, você será capaz de atribuir outros códigos de retenção que ainda não foram atribuídos a esta caixa.

1. Selecione Administração de documentos | Pesquisar, Recuperar. A tela Resultados de busca será exibida.

2. Siga as etapas detalhadas emBuscando retiros de Websphere armazenados na Iron Mountainpara buscar e exibir as caixas.

3. Com os resultados da pesquisa exibidos, mova o cursor sobre o registro que você deseja colocar em retenção. O registro será realçado. Você deve Editar a caixa para colocá-la em retenção.

Clique no ícone da caixa . A tela da guia Detalhes da Caixa é exibida. Clique no botão Editar.

OU

Selecione Editar na lista suspensa Ação. A tela da guia Detalhes da caixa é exibida no modo de edição.

4. Clique no link Atribuir que é exibido na seção de códigos da retenção da tela. A tela Atribuir códigos de retenção é exibida. Apenas os códigos de retenção não atribuídos atualmente a essa caixa serão exibidos.

5. Selecione um ou mais códigos de retenção.

6. Clique em Atribuir retenções. Você será levado de volta à janela da guia Detalhes da caixa.

NOTA: Os códigos de retenção selecionados NÃO serão atribuídos até você SALVAR a caixa.

Clique em Salvar. A caixa é colocada em retenção e o ícone de retenção é exibido na parte superior da tela Detalhes da caixa e também na tela Pesquisar resultados e no Carrinho de pedido.

Mostrar Como remover uma retenção de uma caixa existente

Os usuários com as permissões apropriadas são capazes de remover um ou mais códigos de retenção de uma caixa. Depois que todos os códigos de retenção são removidos de uma caixa, seus campos de retenção controlam sua destruição.

1. Selecione Administração de documentos | Pesquisar, Recuperar. A tela Resultados de busca será exibida.

2. Siga as etapas detalhadas emBuscando retiros de Websphere armazenados na Iron Mountainpara buscar e exibir as caixas. As caixas com um ou mais códigos de retenção atribuídos serão indicadas pelo ícone de caixa Em retenção.

3. Com os resultados da pesquisa exibidos, mova o cursor sobre o registro que você deseja remover da retenção. O registro será realçado. Você deve Editar a caixa para remover seus códigos de retenção.

Clique no ícone da caixa Em retenção. A tela da guia Detalhes da Caixa é exibida. Clique no botão Editar.

· Selecione Editar na lista suspensa Ação. A tela da guia Detalhes da caixa é exibida no modo de edição.

4. Clique no link Remover que é exibido na seção de códigos da retenção da tela. A tela Remover códigos de retenção é exibida. Apenas os códigos de retenção não atribuídos atualmente a essa caixa serão exibidos.

5. Selecione um ou mais códigos de retenção.

6. Clique em Remover retenções. Você será levado de volta à tela da guia Detalhes da caixa.

NOTA: os códigos de retenção selecionados NÃO serão removidos até você SALVAR a caixa.

Clique em Salvar. O código de retenção será removido da caixa. Quando todos os códigos de retenção forem removidos de uma caixa, seus campos de retenção irão controlar sua destruição.

Mostrar Como colocar uma Nova caixa em retenção

Os usuários com o nível de acesso/permissão adequado podem atribuir um código de retenção a uma nova caixa para impedir que ela seja adicionada a uma ordem de destruição. Apenas os. códigos de retenção que ainda não foram atribuídos estão disponíveis

Selecione Administração de documentos | Retiradas, Adicionar documentos | Lista de retirada (Adicionar documentos). A lista de retirada será aberta

NOTA: os clientes que usam a funcionalidade de Validação de local da Iron Mountain selecionam Administração de documentos | Retiradas, Adicionar documentos | Lista de retirada (Adicionar documentos).

Clique na lista suspensa Ação à direita da caixa e selecione Editar na lista suspensa. A caixa de documentos é aberta com a tela Detalhes da caixa exibida.

NOTA: é possível clicar nos

ícones Caixa nova. Use-os como um atalho para abrir a tela Visualizar caixa em vez de usar as opções da lista suspensa Ação.

Insira um código de retenção ou clique na pesquisa para selecionar e atribuir um código de retenção.

Clique em Salvar.A caixa será colocada em espera e o ícone de retenção será exibido no topo da tela Detalhes da caixa e na tela Lista de retirada.

Mostrar Como remover uma retenção de uma nova caixa

Os usuários com as permissões apropriadas são capazes de remover um código de retenção de uma caixa. Depois que o código de retenção foi removido, os campos de retenção da caixa controlam sua destruição.

Selecione Administração de documentos | Retiradas, Adicionar documentos | Lista de retirada (Adicionar documentos). A lista de retirada será aberta

Clique na lista suspensa Ação à direita da caixa e selecione Editar na lista suspensa. A caixa de documentos é aberta com a tela Detalhes da caixa exibida.

NOTA: é possível clicar nos

ícones Caixa nova. Use-os como um atalho para abrir a tela Visualizar caixa em vez de usar as opções da lista suspensa Ação.

3. Clique no x no campo código de retenção para limpar o campo e remover o código de retenção.

Clique em Salvar.O código de retenção é removido da caixa e seus campos de retenção governarão sua elegibilidade para destruição.